14 octobre 2021
L’association OETH est une association à but non lucratif portant l’accord handicap du secteur médicosocial, social et sanitaire.
Créée en 1991, cette association a pour objectif de garantir l’insertion et le maintien des salariés reconnus travailleurs handicapés dans ce secteur par le financement d’actions comme l’aménagement de poste ou la formation / reconversion professionnelle.
Pour simplifier son activité, l’association a souhaité digitaliser et moderniser ses processus pour gagner en productivité sur ses axes principaux : la gestion des comptes et des dossiers, la DOETH (Déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés) et réduire le temps consacré à l’administratif.
La transformation digitale de l’Association OETH : du papier au numérique
Pour bien comprendre le besoin de transformation, revenons sur l’activité principale de l’association. L’association OETH collecte la DOETH, une obligation pour les entreprises de plus de 20 salariés de comporter au moins 6% de travailleurs handicapés de leur effectif. Dans le cas où cette obligation n’est pas respectée par les entreprises, ces dernières sont dans l’obligation de payer une contribution financière, récoltée par l’association. Cette contribution va servir à financer des actions d’insertion et de maintien pour les employeurs du secteur.
Ces demandes de financement et la gestion des dossiers des adhérents se faisaient à l’origine par papier (formulaire à télécharger, à compléter et à renvoyer par courrier). « La gestion administrative de l’association était chronophage et prenait beaucoup de place dans nos tâches quotidiennes » explique Léa COLLAT, responsable CRM de l’Association OETH.
1er étape
En 2014, l’association OETH décide de mettre en place une solution CRM pour le « suivi quotidien des adhérents et des comptes DOETH afin que l’équipe ne traite plus les dossiers uniquement sur papier ». Ce premier pas vers le numérique permet ainsi de récupérer les dossiers en version papier, de les qualifier et de les enregistrer informatiquement en interne.
2ème étape
Cette 2ème étape de la transformation digitale d’OETH se porte, en2016, sur la création d’un espace adhérents qui va permettre de dématérialiser les dossiers en leur offrant la possibilité d’effectuer leurs demandes de financement directement en ligne.
3ème étape
En 2019, OETH opte pour le Cloud en migrant son CRM du mode on-premise au mode cloud pour favoriser les mises à jour et répondre aux besoins d’évolution continue.
Du besoin exprimé à la réalisation
Calliope Business Solutions a été retenu comme partenaire digital pour sa « compréhension du besoin métier, sa qualité d’accompagnement, la solution Microsoft proposée ainsi que le budget respecté. Calliope a su s’adapter à nos besoins, à notre secteur et à nos moyens. Il était important de travailler avec un partenaire de confiance qui puisse répondre de façon efficiente aux attentes de l’association et d’apporter une expertise éprouvée pour répondre aux besoins. » souligne Léa Collat.
Travaillant en mode agile, les projets sont testés, réajustés en impliquant les utilisateurs afin d’être toujours en adéquation avec les besoins identifiés.
Un gain d’efficacité
La mise en place du CRM et de l’espace adhérents ont permis un « gain de temps significatif sur les tâches administratives et d’optimiser le traitement des demandes adhérents, de se focaliser davantage sur le conseil et in fine, de garantir la satisfaction des adhérents. » témoigne Léa Collat. Elle ajoute : « l’association s’est développée avec l’intégration de nouvelles fédérations employeurs et l’arrivée de nouveaux adhérents. ».
La digitalisation a permis également de réduire considérablement le risque d’erreurs. Le CRM et le portail adhérents permettent d’automatiser un maximum de tâches manuelles et répétitives et de se focaliser sur les tâches plus complexes.
De plus, Léa Collat déclare : « Calliope a joué un véritable rôle de conseiller pour nous aider dans le choix de solutions, comme par exemple l’utilisation de l’application DocumentCorePack qui permet la création de documents basés sur les données stockés dans le CRM. Cet outil nous fait gagner un temps phénoménal. Nous gérons les modèles de documents pour les dossiers de financement que nous adressons directement au CGI (Comité de gestion des interventions). Nos échanges sont ainsi plus fluides et rapides. ».
Voir plus loin, voir plus fort
Dans une démarche de projets d’amélioration continue, les équipes de l’association OETH mènent une stratégie de développement pour renforcer sa position sur son secteur. Ils cherchent à simplifier les processus, à optimiser le site internet en intégrant le self-service et la mise en place d’une FAQ (Foire aux questions). Ils souhaitent développer la partie communication / marketing pour consacrer encore plus de temps pour les adhérents et les accompagner dans leurs projets. « Nous sommes plus ambitieux dans nos campagnes. » précise Léa Collat.
Léa Collat conclut en soulignant que l’association OETH a réussi à se développer, grâce à l’accompagnement de Calliope qui a influé sur la structuration de l’équipe, et qu’elle cherche à s’améliorer en permanence. « L’enjeu de la digitalisation est majeur dans notre secteur et aujourd’hui notre organisation est autonome et efficace grâce à l’aide de Calliope. L’association OETH est composée à ce jour de 20 collaborateurs pour 4 200 associations couvrant plus de 18 000 établissements sur toute la France (métropole et DOM) et nous envisageons de poursuivre cette croissance pour les années à venir. ».