Comment améliorer la rentabilité de votre entreprise grâce au calcul des besoins d’achats ?

La maîtrise de son volume d’achat est un enjeu primordial pour gérer correctement les stocks d’une entreprise. En effet, il est important d’être certain que ses stocks ne dépassent pas ses besoins réels, car le sous-stockage ou le surstockage engendrent des coûts inutiles qui nuisent au bon fonctionnement de votre activité. Aussi, il faut pouvoir anticiper toute hausse qui pourrait avoir un impact sur votre production et s’assurer que les matières et les produits nécessaires à votre production soient disponibles. Un outil de gestion commerciale comme le calcul des besoins d’achats vous aidera à maîtriser au mieux vos approvisionnements.

Qu’est-ce que le calcul des besoins d’achats ?

Plusieurs raisons peuvent causer un approvisionnement non adapté aux besoins de votre entreprise. Il peut y avoir un problème de commande, vos prévisions de demandes peuvent être erronées ou il peut s’agir d’un manque d’efficacité en ce qui concerne le calcul de vos besoins d’achats. Le CBA, s’il est correctement utilisé, est une solution qui vous permettra d’ajuster et d’optimiser efficacement vos stocks selon la demande.

Sous la forme d’un module de la gestion commerciale de Sage 100, vous aurez la possibilité de définir, à partir de suggestions, les besoins de réapprovisionnement à venir et d’anticiper les futures commandes. Il est indispensable de vérifier la disponibilité des produits utiles à la couverture des besoins de votre clientèle pour assurer votre rentabilité et la satisfaction du consommateur. Avec ce système, vous pourrez commander au bon moment et de façon sécurisée, ainsi, vous pourrez livrer vos clients dans les temps, sans rupture de stock.

Comment sont calculés vos besoins d’achats ?

Un système de gestion commercial traditionnel se compose des données (articles, dépôts, tiers, tarifs, stocks…) à partir desquelles un besoin sera exprimé par le biais d’une commande de vente. Si le stock le permet, cette commande se transformera en livraison, puis en facture.

Avec un module comme celui intégré dans Sage100, le calcul des besoins d’achats exploite toutes ces informations afin d’effectuer une proposition d’achat. Ce calcul pourra être alimenté par des prévisions générées à partir de l’historique de facturation. Dès que la proposition d’achat est validée, la commande d’achat se crée et, à sa réception, le stock de l’entreprise est mis à jour pour alimenter la livraison client.

Le calcul des besoins d’achats tient compte de plusieurs données :

• Articles : coefficient de conversion d’unité, quantité économique, délais d’approvisionnement.
• Logistique : délais de livraison et délais de sécurité.
• Dépôt : stocks minimum et stocks maximum.
• Les commandes d’achats en cours et les stocks.

En analysant les données relatives à votre activité, vos besoins d’achats seront calculés efficacement. Ce système d’optimisation de vos réserves se lie directement à votre système d’information dans le but de définir vos besoins d’approvisionnement réels. Les produits disponibles pourront être réservés afin de générer une commande d’achats qui remplira vos stocks.

Vous aurez sous la main toutes les données concernant les sorties et les entrées de vos marchandises. L’outil s’appuiera sur ces données pour calculer votre stock futur dans les meilleures conditions, vous pourrez planifier efficacement votre flux de commandes.

Quels sont les avantages du calcul des besoins d’achats pour votre entreprise ?

Utiliser un module de calcul des besoins d’achats possède de nombreux bénéfices pour votre société. Véritable solution d’optimisation de vos stocks, votre faculté à répondre efficacement à la demande client et votre rentabilité n’en seront qu’améliorées. “Que dois-je acheter ?”, “En quelle quantité ?”, “Pour quand ?” : cet outil d’aide à la décision vous aidera à répondre efficacement à ces trois questions.

Anticiper vos besoins

Avec le calcul des besoins d’achats, vous pourrez prévoir votre capacité de production à partir d’informations futures internes et externes à votre société telles que les prévisions de production, les devis, les commandes de clients… Ainsi, vous maintiendrez une production adaptée à votre charge et tiendrez correctement vos délais en générant automatiquement des prévisions à partir de votre historique des ventes. L’anticipation des ressources et de vos besoins est indispensable pour favoriser la croissance de votre entreprise.

Ajuster vos stocks et vos prévisions d’approvisionnements

En ayant une vue globale sur vos stocks et sur vos prévisions d’approvisionnement, vous pourrez aisément ajuster vos productions en fonction de vos priorités et de vos besoins. L’optimisation de votre gestion commerciale permettra de minimiser vos coûts de stockage et de maîtriser correctement vos délais de livraison. Le délai théorique de réapprovisionnement et de fabrication pourra être calculé pour assurer une livraison dans les temps tout en conservant un délai de sécurité. Ainsi, les risques de rupture des stocks seront largement réduits.

Faire preuve de flexibilité

Cette solution vous permet de faire preuve de flexibilité. En effet, vous aurez un aperçu rapide et simple de vos commandes en cours. Aussi, vous pourrez détecter simplement les retards et traiter vos alertes en priorité. Avec la gestion en temps réel des commandes clients, mais aussi des fournisseurs et des stocks, vous serez d’autant plus réactif quant à votre gestion commerciale. Modifiez à votre convenance les dates de livraison ou les propositions d’achats et rebondissez efficacement face aux imprévus.

Accéder à l’analyse de l’état de vos achats

Des outils d’analyse graphique et de performance vous permettront d’accéder facilement à toutes les données nécessaires pour analyser vos propositions d’achats ou de fabrication. Ce système de reporting vous donnera accès rapidement à l’état de vos achats et vous permettra de lancer la production, que cela soit à court, moyen ou long terme.

Vous pourrez voir toutes les informations concernant le calendrier fournisseur, ou encore le reporting des entrées et des sorties et pourrez regrouper toutes vos commandes selon vos critères (par fournisseur, par article, par dépôt…). Ainsi, vous anticiperez aisément les changements et aurez la possibilité de réagir en conséquence.

Le module de Calcul des Besoins d’Achats disponible dans l’outil de gestion commerciale Sage100 est ainsi une solution d’aide à la décision essentielle pour améliorer la rentabilité de votre entreprise, votre relation client ainsi que votre réactivité. La passation de commande sera simplifiée, car vous n’aurez plus à saisir les commandes, mais simplement à valider les propositions d’achats. Aussi, vous verrez les coûts liés au traitement des stocks et des urgences diminuer réellement.