Recouvrement : comment les commerciaux peuvent aider les comptables ?

Au sein d’une entreprise, le recouvrement consiste à relancer les clients qui n’ont pas réglé les sommes d’argent dues dans les délais impartis. Lorsqu’elles s’accumulent, les factures impayées peuvent avoir des conséquences néfastes sur une société, d’autant plus s’il s’agit d’une TPE ou d’une PME. Afin de contrer ce phénomène fréquent, il convient alors de mettre en place une politique de recouvrement pertinente et efficace. Si cette tâche essentielle incombe à l’équipe de comptabilité, d’autres services peuvent être sollicités pour gagner en efficacité. Grâce à leur rôle d’interlocuteur privilégié du client, les commerciaux bénéficient d’une position de force pour améliorer le processus de recouvrement.

Impayés : quelles conséquences sur l’entreprise ?

Au cours de son existence, toute entreprise fait face à des impayés de la part de ses clients ou autres collaborateurs. Bien sûr, cela peut être exceptionnel et résulter d’un simple oubli. Mais, dès lors que les impayés deviennent répétitifs et récurrents, la santé financière de votre business est mise en danger. Un risque encore plus grand dans le cas d’une TPE ou d’une PME, en raison de leurs ressources financières moins développées.

Le non-règlement d’une facture peut être dû à un refus de paiement, à la remise d’un chèque sans provision, à des difficultés financières rencontrées par le client, ou encore à une expiration du délai imposé par le contrat et ses conditions générales de vente.

Quelle que soit la raison invoquée, des impayés trop nombreux et réguliers peuvent entraîner de réelles difficultés pour la vie de l’entreprise, et causer :

• Des procédures chronophages et onéreuses pour récupérer les dettes.
• Des fonds insuffisants au bon fonctionnement de l’entreprise.
• Une baisse de confiance et de qualité dans vos relations client.
• À terme, une cessation d’activité engendrée par une baisse de trésorerie mal gérée et des taxes fiscales qui doivent malgré tout être réglées.

Afin de limiter ces risques au maximum, il est essentiel de prendre des mesures de surveillance et de gestion adaptées aux caractéristiques de votre entreprise.

Sensibiliser tous les acteurs de l’entreprise aux risques d’impayés

Il est plus que nécessaire de ne pas négliger les risques liés aux impayés, qui concernent tous les collaborateurs de votre entreprise. Cadre, salarié, prestataire indépendant : quel que soit leur statut, leur poste est mis en danger par une mauvaise gestion des factures impayées.

Le recouvrement des paiements doit donc faire l’objet d’un objectif commun. Pour cela, il est important d’impliquer l’ensemble des personnes qui constituent votre équipe et de les sensibiliser aux risques évoqués ci-dessus. Une communication claire, transparente et régulière est alors indispensable, à travers la forme que vous souhaitez (points de mise à jour, réunions, rendez-vous individuels, etc). En impliquant tous ces acteurs grâce à une communication interne sérieuse et bien menée, vous renforcerez leur confiance et leur investissement dans cette démarche commune.

Bien sûr, certains services sont à impliquer davantage dans ce processus. Les commerciaux, notamment, ont un rôle des plus stratégiques à jouer dans la politique de recouvrement de votre entreprise.

Comment mettre en place une politique de recouvrement efficace ?

Si l’équipe comptable est en charge des questions financières de l’entreprise, elle a un contact limité avec le client. L’équipe commerciale peut alors constituer un renfort de taille dans le travail de recouvrement.

Impliquer les commerciaux

Dans la relation client, les commerciaux sont en première ligne. Ce sont eux qui entretiennent le lien et obtiennent des données importantes sur la santé financière de l’entreprise pour laquelle travaille le client. Au fil des échanges, le commercial est en capacité de définir le profil de payeur de son client et, par conséquent, d’adapter la procédure de recouvrement à mettre en place. Une approche personnalisée qui permet d’atteindre des résultats plus performants. Par ailleurs, dès les prémices de la relation client,  les commerciaux doivent présenter de façon claire les conditions de paiement.

Développer une communication interne performante

Bien évidemment, pour que cette collaboration entre le service comptabilité et le service commercial fonctionne, il convient de favoriser une communication interne efficace. Afin d’établir une facturation au plus tôt et, idéalement, de recevoir le paiement au plus tôt également, il est nécessaire que le service comptable fasse part des retards de créance dès lors qu’ils sont constatés. De même, le service commercial doit avertir les équipes de comptabilité lorsque des prestations sont terminées, et donc à facturer.

Limiter les retards et les impayés avec Sage Recouvrement de créances

Cette collaboration basée sur le partage d’informations est à consolider par l’utilisation d’outils performants et adaptés, parmi lesquels un logiciel de recouvrement de créances. Spécialiste de l’intégration de solutions business, Calliope vous propose d’accompagner votre entreprise dans la mise en place de Sage 100 – Recouvrement de créances. Ce dernier vous permet d’améliorer votre gestion des délais de règlement et de sécuriser un bon niveau de trésorerie, nécessaire à la survie de votre société.

Grâce à Sage 100 Recouvrement de créances, vous obtenez une meilleure visibilité en temps réel sur vos encours client, une gestion des retards de paiement plus performante, une collaboration facilitée entre les différents services, ainsi qu’un gain de temps considérable en raison de l’automatisation de nombreuses tâches liées au travail de relance.

Ce logiciel vous permet également de construire une relation client de haute qualité. En effet, la prévention des échéances étant mieux anticipée, elle limite grandement le nombre de contentieux et facilite vos échanges. De plus, en adaptant et en personnalisant vos modèles de courriers et de mails, vous offrez une expérience supérieure à vos clients. Une manière efficace de pérenniser vos relations et d’instaurer durablement un lien de confiance entre vos deux structures.

Enfin, Sage 100 Recouvrement de créances améliore la productivité de vos équipes en leur fournissant les outils nécessaires à leur collaboration et à leur efficacité. Multidevise, le logiciel s’adapte aussi à vos clients à l’international.

Le recouvrement est une étape clé de la vie de votre entreprise et de sa stratégie de développement. Vous souhaitez nous exposer votre projet d’intégration pour booster vos performances ? Contactez dès à présent vos experts Calliope !