Accélérez vos processus financiers en passant à la solution de dématérialisation
La dématérialisation devient aujourd’hui un besoin fort dans les organisations de toutes tailles, et notamment dans les services financiers. La réduction des coûts, le temps de traitement, le suivi et le contrôle, sans oublier l’empreinte écologique, sont devenus les grands enjeux de ces services où le papier a toujours été très présent.
Les solutions de dématérialisation Continia, ont été développées pour répondre à ces besoins et peuvent totalement s’intégrer à votre ERP Microsoft Dynamics NAV et 365 Business Central.
les avantages de la solution de dématérialisation pour la finance
Réduisez vos coûts
Réduisez vos coûts directs et indirects. Supprimez vos frais d’impression et postaux. Diminuez les coûts de temps de traitement des factures, relances et validations.
Automatisez vos processus
Optimisez la fluidité des échanges et votre gestion de trésorerie. Maîtrisez vos délais de paiements. Améliorez la traçabilité comptable.
Sécurisez vos documents
Soyez garantis de la remise de vos documents. En cas d’accident, ne craignez pas la perte ou la destruction de vos documents.
Solution Document Capture – Automatisez le traitement de vos factures
Automatisez chaque étape du traitement quotidien de vos factures – de la réception et l’enregistrement d’un document jusqu’à la nécessité de le consulter à nouveau dans le cadre d’un audit ou d’un rapport. Gérez le flux directement dans Microsoft Dynamics – la reste se déroule automatiquement.
- Saisie de données automatisée : Les fichiers PDF sont automatiquement téléchargés à partir d’adresses e-mail prédéfinies et traités à l’aide de la technologie OCR primée – sans aucune intervention de l’utilisateur. Toutes les informations pertinentes sur les documents sont automatiquement transférées dans les champs correspondants de Microsoft Dynamics, ce qui permet d’enregistrer efficacement les documents entrants.
- Traitement et gestion des factures : Le traitement et la gestion des factures d’achat sont rationalisés grâce à de nouvelles fonctionnalités telles que : la détection automatisée des fournisseurs, la vue d’ensemble des documents, l’enregistrement des entrées,…. Les factures peuvent être automatiquement reliées à des bons de commande ou des reçus existants, ainsi qu’approuvées et enregistrées.
- Flux de travail d’approbation pour tout le monde : L’approbation des factures peut se faire directement dans Microsoft Dynamics, ce qui permet à tous les membres autorisés, d’accéder au flux de travail d’approbation. Les utilisateurs autorisés peuvent voir la facture, l’accepter, la rejeter, la mettre en attente ou l’envoyer à une autre personne.
Solution Expense Management – Gestion des notes de frais sur mobile
Automatisez l’administration des dépenses et des notes de frais de votre organisation sans devoir utiliser un nouveau système. Vous restez dans Microsoft Dynamics et obtenez une vue d’ensemble complète de toutes les dépenses entrantes. L’utilisateur envoie les dépenses directement à Microsoft Dynamics à l’aide d’une application mobile dédiée.
- Soumission des reçus par mobile : Les employés en déplacement n’ont plus besoin d’apporter leur note de frais avec les reçus papier au bureau. Ils le font directement lors leurs déplacements, grâce à l’application mobile. Ils prennent une photo du reçu, remplissent les champs obligatoires et envoient le tout directement à la comptabilité. Tous les reçus numériques seront visibles dans Microsoft Dynamics.
- Appariement automatique des cartes de crédit : Importez les dépenses par carte de crédit des employés, directement dans Microsoft Dynamics, et liez automatiquement la ligne de dépenses individuelles à un reçu enregistré.
- Accédez aux documents directement à partir de Microsoft Dynamics : Toutes les activités de l’employé sont enregistrées quotidiennement et sont envoyées à l’ERP Microsoft Dynamics pour approbation. Ainsi, vous aurez un aperçu complet des dépenses de la société en temps réel, directement dans votre système d’information.
Solution Document Output – Automatisez la distribution de vos documents
Ne perdez pas de temps en envoyant manuellement les rapports de Microsoft Dynamics à vos clients et à d’autres relations externes. Vous pouvez désormais automatiser ce processus tout en créant des e-mails avec les contenus et les informations que souhaitez communiquer. Économisez du temps et de l’argent sur l’envoi et l’affranchissement manuel.
- Entièrement intégré à Microsoft Dynamics : La solution est équipée d’une grande variété de modèles d’e-mails prêts à l’emploi, chacun lié à un rapport Dynamics et aux informations concernant les personnes autorisées à les recevoir. Plus de 20 modèles disponibles dont : relevé de compte, note de livraison, rappel, facture de vente, devis, bon de commande…
- L’information à portée de main : Vous pouvez voir les documents qui sont envoyés, à quel moment et à qui, puisque toutes les activités sont enregistrées. Vous disposez ainsi d’une vue d’ensemble claire de vos rapports et de vos activités e-mail.
- Flux de travail de documents transparent : Lorsque vous distribuez des rapports, vous accédez à une vue d’ensemble de tous les documents non envoyés. Cet aperçu indique les destinataires des documents envoyés par e-mail et les personnes qui en ont besoin en version papier. À ce stade, vous pouvez choisir de traiter tous les documents en une seule fois ou traiter une sélection de documents.
