Les 5 critères qu’un ERP doit satisfaire pour répondre aux enjeux des entreprises du Négoce

On considère souvent le métier du négoce comme un métier on ne peut plus simple : on achète, on stocke éventuellement, on revend, on fait de la marge. Cette analyse s’avère un peu trop réductrice, le métier du négoce comporte bon nombre de complexités sous-jacentes, la première étant déjà la capacité à préserver des marges qui s’avèrent de plus en plus étroites !

Les acteurs du négoce que nous rencontrons sont unanimes : leurs clients attendent encore plus de services et exigent un parcours avec les marques plus fluide et plus automatisé. La globalisation des marchés, la concurrence d’Internet et le besoin de se démarquer obligent les acteurs du secteur à réfléchir à de nouveaux modèles pour apporter davantage de valeur ajoutée à leurs clients.

A titre d’exemple, voici les pistes de réflexion les plus souvent suivies :

• Le développement d’autres canaux de vente pour faire face à la concurrence internet et plus récemment, aux impacts de la crise sanitaire. On parle couramment « d’omnicanalité »

• La recherche d’usages plus innovants pour leurs produits, comme par exemple : L’addition aux produits industriels de vertus plus écologiques, plus solidaires, propices à une meilleure santé…

• La différenciation dans le service, qui peut s’envisager sur plusieurs axes :

=> Le développement de services complémentaires en accompagnement des articles vendus, comme les formations, le conseil technique, le SAV, les produits liés…

=> Des engagements plus forts en termes de qualité de service ou de délais de livraison, et ce à moindre coût pour le client ; l’optimisation du franco de port étant un enjeu majeur…

=> Le choix d’un secteur niche contextuel, moins concurrencé donc plus porteur

=> Le développement à l’international…

L’atteinte de ces objectifs et la mise en œuvre de ces modèles passe irrémédiablement par l’utilisation des nouvelles technologies, et les entreprises du négoce, du commerce et de la distribution doivent pouvoir compter sur un système d’information performant.

Devenus matures, les ERP permettent de répondre à ces problématiques complexes, et leurs performances sont démultipliées dès lors qu’ils sont verticalisés pour adresser un métier donné.

Vous souhaitez développer ou ré-inventer votre activité de négoce ?

Un logiciel de négoce doit donc être apte à tenir compte des enjeux spécifiques des entreprises de commerce et de distribution, et doit permettre de mettre en œuvre les différentes stratégies évoquées plus haut.

Il intègre dans sa version standard, les paramétrages et fonctions indispensables pour y répondre. Il intègre ainsi nativement les dernières technologies et les besoins actuel du secteur, que l’on peut résumer en 5 critères principaux :

Gagner du temps

Gagner en réactivité s’avère primordial aujourd’hui. Tous les secteurs d’activité en sont persuadés, mais les entreprises du négoce sont peut-être encore plus concernées que les autres à cause de la forte concurrence évoquée plus haut et de la nécessité de proposer une « expérience client » sans cesse améliorée. Les secondes ou minutes gagnées sur chaque étape du flux :

• Time to market,
• Conquête de nouveaux clients,
• Emission des devis ou propositions commerciales,
• Prise de commande,
• Préparation de commande,
• Livraison et transport,
• Facturation,
• Suivi des réclamations,

sont autant de points de marge grapillés !

Outre sa capacité à répertorier de manière exhaustive les clients, les fournisseurs, les partenaires et les informations les concernant, Un ERP négoce apporte une ergonomie soignée, une interface utilisateur optimisée et bon nombre de bonnes pratiques permettant aux opérateurs de gagner du temps dans leur travail quotidien.

Les commerciaux sédentaires par exemple, doivent avoir accès en temps réel et en un minimum de clics, à toutes les données relatives à leurs clients, à leurs dernières commandes ou à leurs commandes en cours, au solde du compte.

Ils sont ainsi en mesure de renseigner leurs interlocuteurs sur l’avancement de leur commande, le délai fournisseur associé à chaque article, leur disponibilité en stock, les produits de substitution, et à leur conseiller le cas échéant des produits complémentaires, gérés ou non en stock.

A l’heure du multi canal, ces possibilités doivent être également exploitables au travers d’un site de e-commerce connecté à l’ERP, ou grâce à d’autres canaux de vente permettant au client de vivre une expérience homogène quel que soit le moyen qu’il utilise pour commander.

Assurer la coordination des services

La qualité de l’expérience client va bien au-delà de la simple prise de commande.

Elle se prolonge tout au long des processus, et dépend grandement de l’orchestration de l’ensemble des services de l’entreprise.

S’appuyer sur une plateforme technologique unifiée, permet de se démarquer de ses concurrents en proposant un service « sans coutures ». L’utilisation d’une application unique permet de réduire les coûts et d’obtenir plus facilement la vision globale de l’entreprise.

Ainsi, L’ERP Négoce permet une meilleure coordination entre les différents processus métiers grâce à la centralisation des données et la circulation fluide de l’information. Les KPI et tableaux de pilotage fournis par les outils de business Intelligence intégrés, apportent en temps réel des indications précieuses sur l’évolution de l’activité, d’où une meilleure adaptabilité face aux variations des exigences de performance imposées par le marché et par conséquent, une meilleure rentabilité.

Optimiser chaque processus

La coordination des différents métiers de l’entreprise sera d’autant plus efficace si chaque processus est lui-même optimisé. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de besoins qui doivent être satisfaits par un ERP dédié aux métiers du Négoce.

La gestion des fournisseurs et les achats :

Pour bien vendre, il faut bien acheter. La gestion des fournisseurs est donc un point critique pour les négociants. Il convient de leur permettre de répertorier de manière exhaustive les caractéristiques de chaque fournisseur.

De nombreuses variables entrent en ligne de compte comme :

• les catalogues tarifaires,
• les conditions financières négociées,
• les délais d’approvisionnement,
• etc.

Le référentiel ainsi constitué doit être facilement consultable, riche, et fiable. On y adjoindra ainsi des fonctions avancées telles que :

• l’import automatique des articles et catalogues fournisseurs,
• la consultation assistée des fournisseurs,
• la notation qualité,
• les politiques de remises en cascade,
• les besoins du grand import (Chine) comme la gestion des containers et
• la mesure de l’impact des décalages de délais sur les commandes clients.

La gestion des clients et les ventes :

Comme nous l’avons vu précédemment, une bonne connaissance des clients et de leurs besoins permet d’améliorer leur expérience et de leur proposer une prestation adaptée, voire de plus en plus individualisée.

Sur ce sujet, la qualité du référentiel et des informations qu’il recense est primordiale. On parle souvent de vision à 360°.

Un ERP négoce, à l’appui de statistiques puissantes, doit pouvoir offrir cette vision, pour affiner les analyses et prendre des décisions plus rapides.

Le flux des ventes semble très classique, on voit ressurgir néanmoins des besoins particuliers indispensables comme par exemple :

• la création, au cours de la saisie de commande, d’articles non gérés en stock,
• l’émission de bons de préparation,
• le rapprochement des commandes à des affaires,
• la facturation regroupée,
• la gestion des réclamations clients,
• les commandes alloties.

De plus, Lorsque le négociant est fournisseur de la grande distribution, il fait face à des exigences spécifiques telles que les lois de remise complexes, la gestion des RFA, les filières commerciales, les liaisons EDI, la traçabilité, la gestion des SSCC…

La gestion des stocks et la logistique :

La gestion des stocks est stratégique pour les négociants et les commerçants.

Permettant un suivi des stocks en temps réel et par magasin, offrant la possibilité de gérer au mieux les besoins futurs et autorisant la planification des approvisionnements et réapprovisionnements, les inventaires, un ERP Négoce facilite grandement l’optimisation des coûts de stockage.

Toujours dans l’optique de satisfaire les clients, Il est également possible de gagner un temps précieux lors de la phase de préparation des commandes.

En mettant à disposition des préparateurs un tableau de bord spécialement conçu pour eux, vous leur permettez d’arbitrer sur les commandes, lorsqu’il n’y a pas assez de stock par exemple, et vous leur offrez ainsi la possibilité de déclencher les préparations et de les ordonner en fonction de critères choisis comme les degrés d’urgence, l’existence ou non de reliquats, la disponibilité des articles, le chiffre d’affaires du client…

Le transport :

C’est sur ce domaine que les attentions se portent le plus souvent, car le transport représente un coût non négligeable, que le négociant décidera d’imputer ou non (selon sa différenciation) à son client.

Que les livraisons soient assurées par une flotte interne ou sous-traitées à des sociétés de transport, c’est là que la marge se dégrade, il convient donc de pouvoir piloter au plus fin cette étape du process.

Un ERP négoce doit pouvoir apporter les fonctionnalités permettant de gérer et de comparer les coûts de transport et de proposer les plus économiques, de générer automatiquement les étiquettes transporteurs (pour les principaux), d’optimiser les franco de port et de calculer les minima de commande.

Miser sur le Cloud

En cette période fortement chahutée qui refonde les bases du travail, de l’accès à l’information, et plus largement des modèles économiques, l’utilisation du Cloud se développe fortement, et son périmètre s’élargit également.

Jusqu’ici centré sur l’externalisation de la donnée, le stockage de fichiers, il apporte aujourd’hui toute sa pertinence sur de nouveaux usages, et permet l’externalisation complète des systèmes d’information, des logiciels, des ERP, en répondant parfaitement aux enjeux de réduction des coûts, de sécurité, de mobilité.

La consommation de services à l’usage est rentrée dans les mœurs et bon nombre d’éditeurs proposent désormais une version Cloud de leur ERP.

Un ERP Négoce en mode Cloud permet d’accéder à vos données où que vous soyez et en toute sécurité pour faciliter la mobilité et accroître la réactivité de tous les collaborateurs.

Il offre aux négociants les atouts indispensables pour gagner en agilité :

• Baisse des coûts d’intégration
• Réduction des délais de déploiement
• Application régulière des mises à jour
• Consommation adaptée à l’usage réel

Opter pour la dématérialisation ou le Zéro papier

La période que nous traversons a fait naître de nouveaux besoins sur le secteur du négoce, poussant les dirigeants à accélérer leur transformation digitale !

Ainsi le « zéro papier » prend toute sa mesure. Lorsque vos transporteurs refusent pour des raisons sanitaires de manipuler des documents papier pouvant être contaminés, il faut donc rapidement mettre en place les échanges dématérialisés.

Dans cette même logique :

• la préparation de commande,
• l’inventaire,
• le réapprovisionnement picking,

doivent pouvoir se faire à l’aide d’une tablette ou d’un appareil mobile.

Pour certaines entreprises de négoce industriel, le flux de prise de commande a déjà été entièrement automatisé et dématérialisé, (devis/commande/facturation/encaissement) à partir du site Internet, qui était jusqu’alors un simple site vitrine.

La connexion entre les systèmes de gestion et les sites de e-commerce fait partie des besoins les plus couramment cités, de même que la dématérialisation des factures et de leur stockage.

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Le Groupe Calliope a mis au point une solution spécialement étudiée pour répondre aux challenges du secteur. S’appuyant sur l’ERP de Microsoft : Business Central, de la gamme Dynamics 365, elle rassemble les fonctionnalités issues de nos expériences de déploiement, et les demandes actuelles de nos clients.

Véritable plateforme technologique unifiée, Dynamics 365 Business central, complété des fonctionnalités Négoce propose un bouquet de modules, d’outils pratiques et de services, permettant aux négociants :

=> De promouvoir une image de modernité, et d’efficacité
=> D’élargir leur offre de services
=> De Gagner en productivité administrative et opérationnelle et également en qualité de service, sur l’ensemble des étapes du parcours client.

Calliope Négoce relève les challenges des entreprises du négoce exprimés dans cet article, en leur ouvrant des perspectives de développement et de modernisation, pour une meilleure compétitivité.